Lorsqu’un salarié ou dirigeant utilise un véhicule pour ses besoins professionnels, deux régimes fiscaux permettent de déduire les frais liés à l’utilisation de ce véhicule : l’indemnité kilométrique et le régime des frais réels. Ces deux options présentent des différences majeures, tant sur le plan de la gestion comptable que fiscal. Cet article explore en détail les caractéristiques de chacun de ces régimes pour aider les dirigeants à choisir celui qui correspond le mieux à leur situation.
1. Le régime des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques sont destinées aux salariés et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Ce système permet à l’entreprise de rembourser les kilomètres parcourus par l’employé en fonction d’un barème défini par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus sur l’année.
Avantages des indemnités kilométriques :
- Simplicité de gestion : Le calcul est basé sur un barème prédéfini par l’administration, sans avoir besoin de collecter et justifier tous les frais (https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique)
- Fiscalité attractive : Les remboursements effectués au titre des indemnités kilométriques sont déductibles des charges de l’entreprise. De plus, ils ne sont pas imposables pour le salarié, à condition de respecter le barème fiscal.
- Limite des charges : Ce système permet d’éviter à l’entreprise d’acquérir et de gérer une flotte de véhicules.
Inconvénients :
- Plafonds limités : Le barème des indemnités kilométriques comporte des plafonds qui peuvent limiter les montants remboursés, notamment lorsque les distances parcourues sont élevées.
- Pas d’amortissement du véhicule : Contrairement au régime des frais réels, il n’y a pas de possibilité de comptabiliser un amortissement pour le véhicule.
- Taxe sur véhicule de société : La TVS s’applique lorsque le nombre total de kilomètres remboursés au salarié ou au dirigeant dépasse 15 000 km par an pour un même véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles. Cette taxe est non déductible du résultat fiscal de l’entreprise.
2. Le régime des frais réels
Le régime des frais réels, quant à lui, s’applique lorsque l’entreprise possède ou loue un véhicule utilisé à des fins professionnelles. Ce régime permet de déduire toutes les charges effectivement supportées par l’entreprise liées à l’utilisation du véhicule, notamment :
- L’amortissement du véhicule (dans le cas de l’achat),
- Les frais de carburant,
- Les frais d’entretien et de réparation,
- Les assurances et taxes (ex. : taxe sur les véhicules de société),
- Les frais de péages et stationnement.
Avantages des frais réels :
- Déduction complète des frais : L’ensemble des frais liés au véhicule peut être pris en compte et déduit des résultats de l’entreprise.
- Amortissement du véhicule : Lorsque l’entreprise achète le véhicule, elle peut amortir son coût sur plusieurs années, réduisant ainsi son bénéfice imposable.
- Frais importants pris en compte : Pour les entreprises qui réalisent de nombreux déplacements, ce régime peut s’avérer plus avantageux que les indemnités kilométriques, surtout avec des véhicules coûteux à entretenir.
Inconvénients :
- Complexité de gestion : Il est nécessaire de tenir une comptabilité précise de tous les frais supportés par le véhicule, ce qui peut être fastidieux.
- Plafonnement de l’amortissement : L’amortissement des véhicules est plafonné en fonction de leur émission de CO2. Les véhicules polluants (forte émission de CO2) peuvent être désavantageux.
- Imposition sur les avantages en nature : Si le véhicule est utilisé à des fins personnelles par le dirigeant ou les salariés, cela peut générer un avantage en nature soumis à l’impôt et aux cotisations sociales.
3. Comparaison entre indemnités kilométriques et frais réels
| Critères | Indemnités kilométriques | Frais réels |
|---|---|---|
| Propriétaire du véhicule | Véhicule personnel du salarié ou du dirigeant | Véhicule acheté ou loué par l’entreprise |
| Justification des frais | Barème forfaitaire | Justificatifs à fournir pour chaque frais |
| Gestion administrative | Simple, basé sur les kilomètres parcourus | Plus complexe, nécessite une gestion rigoureuse |
| Amortissement du véhicule | Non applicable | Possible si le véhicule appartient à l’entreprise |
| Plafonds | Oui (barème kilométrique) | Plafonds d’amortissement en fonction du CO2 émis |
| Utilisation personnelle | Pas d’impact fiscal | Avantage en nature à déclarer si usage personnel |
4. Quel régime choisir ?
Le choix entre le barème des indemnités kilométriques et le régime des frais réels dépend de plusieurs facteurs :
- La fréquence et la distance des déplacements : Pour les entreprises dont les dirigeants ou salariés effectuent de nombreux déplacements, le régime des frais réels peut s’avérer plus avantageux, notamment si les frais sont élevés.
- La nature du véhicule : Les véhicules haut de gamme, qui génèrent des coûts d’entretien élevés, peuvent bénéficier d’une déduction plus importante via le régime des frais réels.
- La gestion administrative : Les indemnités kilométriques sont beaucoup plus simples à gérer et peuvent convenir aux entreprises souhaitant limiter la paperasse.
- La Taxe sur les véhicules de société : La TVS est un élément à prendre en compte avant l’acquisition ou la location d’un véhicule par la société pour apprécier le budget du projet dans sa globalité.
- Le plafond d’amortissement : Comme la TVS, il conviendra d’anticiper la part de l’acquisition (ou du leasing) qui pourra faire l’objet d’un étalement de charge déductible du résultat de l’entreprise afin de comparer les situations dans leur globalité.
Conclusion
Choisir entre l’indemnité kilométrique et les frais réels dépend avant tout de la situation de l’entreprise et du type de véhicule utilisé. Les indemnités kilométriques offrent une solution simple et fiscalement avantageuse pour les petites distances, tandis que le régime des frais réels s’avère plus approprié pour les entreprises qui possèdent des véhicules et supportent des frais conséquents. Il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour optimiser la gestion des véhicules en entreprise tout en bénéficiant des meilleures déductions fiscales.
Spécialisé en accompagnement d’entreprises de type PME et TPE, j’interviens auprès de clients de secteurs variés pour déployer des solutions d’optimisation fiscale et sociale visant à soutenir durablement la croissance en alliant efficacité économique et conformité. Je propose un conseil personnalisé, permettant d’équilibrer les impératifs de pérennité des entreprises avec les attentes de profitabilité des dirigeants.