Lorsqu’un salarié ou dirigeant utilise un véhicule pour ses besoins professionnels, deux régimes fiscaux permettent de déduire les frais liés à l’utilisation de ce véhicule : l’indemnité kilométrique et le régime des frais réels. Ces deux options présentent des différences majeures, tant sur le plan de la gestion comptable que fiscal. Cet article explore en détail les caractéristiques de chacun de ces régimes pour aider les dirigeants à choisir celui qui correspond le mieux à leur situation.

1. Le régime des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont destinées aux salariés et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Ce système permet à l’entreprise de rembourser les kilomètres parcourus par l’employé en fonction d’un barème défini par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus sur l’année.

Avantages des indemnités kilométriques :

• Simplicité de gestion : Le calcul est basé sur un barème prédéfini par l’administration, sans avoir besoin de collecter et justifier tous les frais (https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique)
• Fiscalité attractive : Les remboursements effectués au titre des indemnités kilométriques sont déductibles des charges de l’entreprise. De plus, ils ne sont pas imposables pour le salarié, à condition de respecter le barème fiscal.
• Limite des charges : Ce système permet d’éviter à l’entreprise d’acquérir et de gérer une flotte de véhicules.

Inconvénients :

• Plafonds limités : Le barème des indemnités kilométriques comporte des plafonds qui peuvent limiter les montants remboursés, notamment lorsque les distances parcourues sont élevées.
• Pas d’amortissement du véhicule : Contrairement au régime des frais réels, il n’y a pas de possibilité de comptabiliser un amortissement pour le véhicule.
• Taxe sur véhicule de société : La TVS s’applique lorsque le nombre total de kilomètres remboursés au salarié ou au dirigeant dépasse 15 000 km par an pour un même véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles. Cette taxe est non déductible du résultat fiscal de l’entreprise.

2. Le régime des frais réels

Le régime des frais réels, quant à lui, s’applique lorsque l’entreprise possède ou loue un véhicule utilisé à des fins professionnelles. Ce régime permet de déduire toutes les charges effectivement supportées par l’entreprise liées à l’utilisation du véhicule, notamment :

• L’amortissement du véhicule (dans le cas de l’achat),
• Les frais de carburant,
• Les frais d’entretien et de réparation,
• Les assurances et taxes (ex. : taxe sur les véhicules de société),
• Les frais de péages et stationnement.

Avantages des frais réels :

• Déduction complète des frais : L’ensemble des frais liés au véhicule peut être pris en compte et déduit des résultats de l’entreprise.
• Amortissement du véhicule : Lorsque l’entreprise achète le véhicule, elle peut amortir son coût sur plusieurs années, réduisant ainsi son bénéfice imposable.
• Frais importants pris en compte : Pour les entreprises qui réalisent de nombreux déplacements, ce régime peut s’avérer plus avantageux que les indemnités kilométriques, surtout avec des véhicules coûteux à entretenir.

Inconvénients :

• Complexité de gestion : Il est nécessaire de tenir une comptabilité précise de tous les frais supportés par le véhicule, ce qui peut être fastidieux.
• Plafonnement de l’amortissement : L’amortissement des véhicules est plafonné en fonction de leur émission de CO2. Les véhicules polluants (forte émission de CO2) peuvent être désavantageux.
• Imposition sur les avantages en nature : Si le véhicule est utilisé à des fins personnelles par le dirigeant ou les salariés, cela peut générer un avantage en nature soumis à l’impôt et aux cotisations sociales.

3. Comparaison entre indemnités kilométriques et frais réels

4. Quel régime choisir ?

Le choix entre le barème des indemnités kilométriques et le régime des frais réels dépend de plusieurs facteurs :

• La fréquence et la distance des déplacements : Pour les entreprises dont les dirigeants ou salariés effectuent de nombreux déplacements, le régime des frais réels peut s’avérer plus avantageux, notamment si les frais sont élevés.
• La nature du véhicule : Les véhicules haut de gamme, qui génèrent des coûts d’entretien élevés, peuvent bénéficier d’une déduction plus importante via le régime des frais réels.
• La gestion administrative : Les indemnités kilométriques sont beaucoup plus simples à gérer et peuvent convenir aux entreprises souhaitant limiter la paperasse.
• La Taxe sur les véhicules de société : La TVS est un élément à prendre en compte avant l’acquisition ou la location d’un véhicule par la société pour apprécier le budget du projet dans sa globalité.
• Le plafond d’amortissement : Comme la TVS, il conviendra d’anticiper la part de l’acquisition (ou du leasing) qui pourra faire l’objet d’un étalement de charge déductible du résultat de l’entreprise afin de comparer les situations dans leur globalité. 

Conclusion

Choisir entre l’indemnité kilométrique et les frais réels dépend avant tout de la situation de l’entreprise et du type de véhicule utilisé. Les indemnités kilométriques offrent une solution simple et fiscalement avantageuse pour les petites distances, tandis que le régime des frais réels s’avère plus approprié pour les entreprises qui possèdent des véhicules et supportent des frais conséquents. Il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour optimiser la gestion des véhicules en entreprise tout en bénéficiant des meilleures déductions fiscales.

Lorsqu’une infirmière libérale se lance en activité, elle doit choisir un régime fiscal adapté à sa situation professionnelle et personnelle. Ce choix est crucial car il impacte directement sa gestion comptable, ses obligations déclaratives et sa fiscalité. Vous devez comprendre les différents régimes fiscaux et choisir celui qui convient le mieux à votre début d’activité.

1. Le régime de la micro-entreprise

Le régime de la micro-entreprise, aussi appelé régime micro-BNC (Bénéfices Non Commerciaux), est souvent privilégié par les infirmières libérales débutantes. Ce régime présente plusieurs avantages :

• Simplicité de gestion : les obligations comptables sont allégées. Vous devez tenir un livre de recettes et conserver vos justificatifs, mais la déclaration de revenus est simplifiée.
• Calcul simplifié des cotisations : les charges sociales et les impôts sont calculés sur un pourcentage fixe du chiffre d’affaires.

Cependant, le régime de la micro-entreprise impose un plafond de chiffre d’affaires (77 700 € en 2024). Au-delà, vous devrez basculer vers un régime réel.

2. Le régime de la déclaration contrôlée (ou régime réel simplifié)

Pour les infirmières libérales prévoyant un chiffre d’affaires plus élevé ou ayant des dépenses professionnelles conséquentes, le régime de la déclaration contrôlée peut être intéressant. Dans ce régime :

• Les revenus sont imposés sur le bénéfice réel : contrairement au régime micro-BNC, vous pouvez déduire l’ensemble de vos charges professionnelles. Cette solution s’avère particulièrement recommandées lorsque l’infirmière réalise de nombreux déplacements en voiture, ou que son activité nécessite d’engager un certain nombre de frais : matériel médical, loyers, etc.
• Obligations comptables plus rigoureuses : la tenue d’une comptabilité complète est requise, ce qui peut nécessiter le recours à un expert-comptable.

Ce régime est plus complexe mais peut être plus avantageux si vos charges sont importantes, permettant une optimisation fiscale.

3. Le choix de l’impôt sur le revenu ou de l’impôt sur les sociétés

Les infirmières libérales en entreprise individuelle sont, par défaut, imposées à l’impôt sur le revenu (IR), avec les bénéfices intégrés dans leur revenu global. Cependant, en optant pour la structure d’une société (Société d’Exercice Libéral Unipersonnelle, SELU, ou Société d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée, SELARL), l’option pour l’impôt sur les sociétés (IS) devient possible.

• L’IR (impôt sur le revenu) : les bénéfices sont soumis au barème progressif de l’IR, ce qui peut être fiscalement avantageux en début d’activité. Il est possible de bénéficier de certains abattements, notamment en micro-BNC.
• L’IS (impôt sur les sociétés) : il est appliqué sur les bénéfices de la société, avec un taux fixe. Choisir ce régime peut être pertinent si vous avez un chiffre d’affaires important, car l’IS permet de moduler la rémunération versée et donc de mieux maîtriser la fiscalité personnelle.

Le choix entre IR et IS dépend de la structure de votre activité et de vos objectifs financiers. Il est recommandé de se faire accompagner par un expert pour simuler les impacts de chaque option sur votre situation.

Critères pour bien choisir son régime fiscal en tant qu’infirmière libérale

1. Prévision de chiffre d’affaires

Le choix du régime fiscal dépend en grande partie de vos prévisions de chiffre d’affaires. Si vous estimez un chiffre d’affaires inférieur au plafond du micro-BNC (77 700 € en 2024), la simplicité de gestion de ce régime peut être intéressante.

2. Volume de charges professionnelles

Si vous prévoyez des frais de fonctionnement élevés (local professionnel, matériel, déplacements fréquents), le régime réel vous permettra de déduire l’intégralité de vos charges et ainsi de réduire votre base imposable. À l’inverse, si vos frais sont limités, le micro-BNC sera plus avantageux : il vous permettra de déduire un forfait de charges de 34%.

3. Niveau d’imposition personnel

Si vos revenus sont déjà soumis à un taux marginal d’imposition élevé, l’option pour une société soumise à l’IS peut vous permettre de maîtriser votre imposition en modulant votre rémunération et en optimisant les prélèvements sociaux.

Quelles sont les démarches pour choisir son régime fiscal ?

Pour choisir ou modifier votre régime fiscal en début d’activité, vous devez :

1. Déclarer votre activité auprès de l’URSSAF : le régime micro-BNC est attribué par défaut si vous ne choisissez pas de régime particulier lors de votre déclaration.
2. Modifier votre option fiscale si nécessaire : vous pouvez opter pour le régime de la déclaration contrôlée auprès de l’administration fiscale, généralement avant le 1er février de l’année fiscale.
3. Créer une structure juridique spécifique (option pour l’IS) : en cas de création d’une SELU ou d’une SELARL, vous devrez déclarer cette structure auprès du greffe des tribunaux et opter pour l’IS si vous le souhaitez.

Quelle est la meilleure option en début d’activité ?

En début d’activité, beaucoup d’infirmières libérales optent pour la simplicité et choisissent le régime micro-BNC. Il offre une grande flexibilité et peu de contraintes administratives, ce qui permet de se concentrer sur le développement de l’activité.

Cependant, il est essentiel de surveiller votre chiffre d’affaires et d’anticiper une transition vers le régime réel dès que votre activité se développe. Passer à un régime réel avec option pour l’IS est une solution souvent adoptée dès que les revenus deviennent conséquents et que les charges augmentent.

Conclusion

Le choix du régime fiscal pour une infirmière libérale dépend de plusieurs facteurs, notamment le niveau de chiffre d’affaires prévu, les charges professionnelles et le niveau d’imposition personnel. Prendre le temps de comparer les régimes et, au besoin, se faire accompagner par un cabinet d’expertise comptable peut vous permettre d’optimiser votre situation fiscale dès les premiers mois d’activité.

Comme de nombreux créateurs d’entreprises, vous vous posez des questions sur le sort des Aides au retour à l’emploi (ARE) versées par France Travail. Allons droit au but : le bénéfice de la SASU-IR sera pris en compte dans le calcul de l’ARE ! Conséquence : vous risqueriez de devoir rembourser une partie de ce que vous avez perçu au titre de l’ARE.

Nous allons vous présenter dans cet article les alternatives possibles et stratégies qui peuvent s’envisager.

La SASU-IR et l’ARE : trois alternatives

1- Vous ne déclarez aucun bénéfice au sein de la SASU optant pour l’IR. Il suffira de compenser votre chiffre d’affaire par des charges générales équivalentes telles que des frais de déplacement, de communication, de matériel et équipement, des loyers, et toute autre charge qu’il est possible de justifier dans le cadre de votre exercice professionnel. Cette solution a bien entendu une limite : en cas de revenus importants et de succès de votre exploitation, il est peu probable que vous obteniez un niveau de charges suffisant pour compenser tout votre chiffre d’affaire. Cette alternative doit donc s’envisager dans le cadre d’une très petite activité et nécessite de réaliser un prévisionnel au préalable pour ne pas vous retrouver piégé.

2- Vous avez la possibilité de renoncer à l’ARE au profit de l’Aide à la reprise ou à la création d’entreprise (ARCE). Celle-ci est égale à 60% de vos droits à l’ARE restant dus et sera versée immédiatement, pour solde, sous forme de capital.

3- Si les deux alternatives précédentes ne répondent pas à vos objectifs et que vous souhaitez continuer à percevoir vos droits à l’ARE en totalité, il sera nécessaire de renoncer, dans un premier temps, au régime de la SASU-IR, et recourir à la forme la plus adaptée à votre situation : la SASU à l’IS.

Vous pourrez alors :

• Percevoir vos droits à l’ARE sans limitation, à condition de ne pas vous distribuer de salaire en tant que président de la SASU à l’IS. Nous fournirons chaque année un Procès verbal d’associé unique établissant que l’associé décide de n’octroyer aucune rémunération au titre de son mandat de président ;
• Percevoir des remboursements de vos frais personnels engagés au titre de l’activité professionnelle directement via la SASU à l’IS (notes de frais) ;
• Décider de distribuer des dividendes en cas de bénéfices : règlement d’une flat-tax de 30% libératoire (ou non) à l’impôt sur le revenu. Ce dividende ne sera pas pris en compte par France Travail dans le cadre du calcul de vos droits à l’ARE ;
• Au terme des 18 mois, ou de la fin de vos droits à l’ARE : décider de dissoudre et liquider la SASU à l’IS pour créer une nouvelle structure : la SASU-IR.

Quelque soit votre situation, notre équipe saura vous répondre et vous guider vers la solution la plus adaptée pour atteindre vos objectifs.